Funzioni - Passbot

Iscrizione online degli espositori Novità

Apri le iscrizioni del tuo evento con un link pubblico: gli espositori si registrano in autonomia, senza passare dalla segreteria.

Pagina di iscrizione pubblica dedicata a ogni evento, raggiungibile da un link da condividere o pubblicare.
Finestra di iscrizione configurabile: stabilisci data di apertura e di chiusura e attiva o sospendi le iscrizioni quando vuoi.
Account espositore self-service: l'espositore crea le proprie credenziali e accede subito alla propria area.
Dati aziendali completi: ragione sociale, referente, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e dati di fatturazione, con gestione dell'esenzione IVA.
Regolamento e informazioni dell'evento da consultare e accettare in fase di iscrizione.

Ordini di partecipazione e catalogo prodotti

Definisci cosa l'espositore può acquistare - stand, spazi, servizi, allestimenti - e lascia che componga il proprio ordine di partecipazione.

Catalogo prodotti organizzato per categorie e per tipologia di espositore, con prezzi e IVA per ciascun prodotto.
Prezzi personalizzati per evento: lo stesso prodotto può avere un prezzo diverso a seconda dell'evento.
Regole di acquisto: prodotti obbligatori, quantità massime e prodotti acquistabili solo in abbinamento ad altri.
Quote pass collegate ai prodotti: ogni prodotto può attivare automaticamente una quota di pass dedicata.
Riepilogo ordine con imponibile, IVA, sconti, totale e caparra calcolati in tempo reale prima della conferma.

Approvazione, quote e pagamenti

Tieni sotto controllo tutte le richieste di iscrizione e decidi tu cosa approvare, con la gestione di caparre e pagamenti.

Flusso di approvazione: ogni ordine attraversa gli stati inserito, approvato o rifiutato, con tracciamento di chi approva e quando.
Attivazione automatica delle quote pass: all'approvazione, all'espositore vengono assegnati i pass previsti dai prodotti acquistati.
Tipologie e tag espositore assegnati automaticamente, per filtrare e organizzare gli espositori.
Gestione caparra e pagamenti: stati di pagamento (in attesa, caparra ricevuta, saldo, parziale, stornato) e istruzioni di versamento dedicate.
Email automatiche di esito iscrizione con PDF di conferma d'ordine e istruzioni per il pagamento della caparra.

Gestione eventi multi-organizzatore

Crea e gestisci più eventi in parallelo, ognuno con i propri organizzatori, espositori e regole.

Eventi illimitati: fiere, mostre, festival, congressi, eventi privati.
Date, padiglioni e capienze configurabili per ciascun evento.
Iscrizioni configurabili per evento: attivazione, finestra di apertura/chiusura, regolamento, informazioni e catalogo prodotti dedicati.
Archivio eventi conclusi sempre consultabile.
Dashboard evento con statistiche su iscrizioni, ordini, pass emessi, quote utilizzate e notifiche.

Pass e tipologie

Definisci ogni tipologia di accredito di cui hai bisogno: espositore, staff, stampa, VIP, auto, allestitore, ospite...

Tipi di pass illimitati con regole, template e quote dedicate.
Editor template grafico con loghi, sfondi, foto e campi dinamici.
Generazione PDF ad alta qualità, pronto per stampa o invio via email.

Pass con foto del titolare

Ogni pass può includere la foto dell'intestatario: più sicurezza nei controlli e un'identificazione immediata del personale accreditato.

Più modalità di acquisizione: caricamento da file, scatto diretto dalla webcam o invio da parte dell'espositore durante la richiesta pass.
Ritaglio assistito con area di crop suggerita per mantenere proporzioni e inquadratura coerenti.
Validazione automatica di formato, dimensione e risoluzione minima prima dell'accettazione.
Foto obbligatoria o opzionale: configurabile per ogni tipologia di pass.
Identificazione visiva ai varchi: la foto viene mostrata sul terminale di controllo accessi al momento della validazione.

Espositori e quote

Una vera e propria anagrafica espositori, con quote pass assegnate per evento.

Anagrafica espositori centralizzata e riutilizzabile fra eventi.
Iscrizione autonoma o inserimento manuale: l'espositore si iscrive online oppure lo aggiungi tu dal gestionale.
Quote pass personalizzate per espositore e tipologia, anche attivate automaticamente dall'ordine di partecipazione.
Area dedicata espositore: ogni espositore accede, segue il proprio ordine e genera i propri pass.
Import da Excel di espositori e di pass massivi, con template scaricabili per la compilazione.

Integrazione SIAE Cinebot Esclusiva

I pass Passbot possono essere collegati alla biglietteria Cinebot per ottenere titoli con valenza fiscale SIAE.

Collegamento diretto agli eventi presenti nella biglietteria Cinebot.
Pass = titolo SIAE: il pass generato vale come biglietto fiscalmente valido.
Sincronizzazione automatica dei dati anagrafici e dei posti disponibili.
Gestione unificata di accrediti gratuiti e biglietti a pagamento nello stesso evento.
Reportistica integrata compatibile con i flussi SIAE.

Scopri come funziona l'integrazione

Controllo accessi fiscale Cinebot

I pass Passbot possono essere collegati al sistema di controllo accessi Cinebot: ogni ingresso viene validato come titolo fiscalmente rilevante ai fini SIAE.

Validazione SIAE all'ingresso: il QR Code del pass viene letto dagli scanner Cinebot e registrato come titolo di accesso fiscale.
Compatibilità con i dispositivi Cinebot: tornelli, lettori palmari e app di controllo accessi ufficiali.
Conteggio presenze in tempo reale condiviso fra Passbot e la biglietteria Cinebot.
Gestione rientri e ingressi multipli configurabili per tipologia di pass.
Blocco automatico dei pass annullati o scaduti direttamente ai varchi.
Tracciamento eventi di ingresso consultabile dall'organizzatore per statistiche e controlli.

Distribuzione e stampa

Consegna i pass ai tuoi accreditati con il canale che preferisci.

Invio email automatico del PDF al destinatario.
Stampa centralizzata o stampa singola direttamente dall'evento.
Layout pronti per stampa cartacea piegata o cordini con porta-badge.
Pass digitale consultabile su smartphone con QR Code.

Utenti, ruoli e sicurezza

Accessi controllati, ruoli granulari e tracciatura delle attività.

Due ruoli: Organizzatore ed Espositore.
Espositore autonomo: si iscrive online, compone il proprio ordine e genera in autonomia i propri pass nel rispetto delle quote assegnate, senza dover passare dalla segreteria.
Notifiche e log delle attività per ogni evento.

Report e statistiche

Tutti i numeri del tuo evento sotto controllo, in tempo reale.

Statistiche per evento: iscrizioni, ordini, pass emessi, per tipologia e per espositore.
Stato di ordini e pagamenti (approvati, in attesa, caparre, saldi) sempre sotto controllo.
Contatori notifiche e attività nei dettagli evento.
Esportazione Excel dei report.
Storico utilizzo quote per ogni espositore.

Tutto quello che Passbot mette a tua disposizione